¿Cómo elegir un sistema de planificación empresarial para pymes?

Las grandes empresas han utilizado sistemas de planificación empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning por sus cifras en inglés) desde hace tiempo, pero gracias a la tecnología ahora esas aplicaciones de administración están al alcance de las pymes.

Si buscas mejorar la gestión de tu negocio y optimizar procesos de producción, busca un ERP para pymes que esté basado en la nube.

Pero una vez que hayas tomado la decisión de adquirir esta solución inteligente, toma en cuenta que cada opción tendrá ventajas e inconvenientes.

Dos requisitos básicos

Para evitar en mayor medida los inconvenientes, lo primero que debes establecer es que el sistema tendrá que adaptarse a tu empresa y no al revés.

Una segunda característica básica es que no te exija un alto nivel de mantenimiento.

Una vez que tus opciones cumplan estos dos requisitos, asegúrate de que te proporcionará un mayor control de las distintas áreas de tu negocio y, muy importante, que pueda integrarse con más herramientas y soluciones.

Evita errores, habla solo con proveedores bien establecidos. Sus años de servicio y su red de asociados son las primeras recomendaciones que debes tomar en cuenta.

No busques de entrada los precios más bajos, si el proveedor desaparece repentinamente, de nada te habrá servido comprar en oferta.

Aplicaciones en la nube y escalabilidad

Recuerda que la gestión en la nube te proporciona una ventaja importante: no tienes que hacer una fuerte inversión inicial.

Los pagos por este servicio generalmente se hacen mensualmente, aunque también hay opciones anuales.

Quizá por ahora tu pyme necesita solo un software muy básico, y a medida que crezca, podrá requerir uno más avanzado. En este caso, un programa escalable puede ser lo que más te conviene.

Cuando te entrevistes con posibles proveedores, piensa en que debes tener al menos dos citas: en la primera ellos deben entender cómo funciona tu pyme, y en la segunda, ellos te presentan una solución parecida, con datos ficticios.

Sus funcionalidades

Sea cual sea el modelo de gestión que elijas, tu ERP debe incluir ciertas funcionalidades para asegurar que incrementará la eficiencia de tu negocio. Estas son algunas de ellas:

  • Control de las finanza. Te permite trabajar en los diferentes aspectos económicos de tu compañía y te da la posibilidad de modificar la estructura empresarial, además de muchas cuestiones más sencillas.
  • Gestión comercial. La necesitas para administrar procesos de compras y ventas, gestión de contratos, facturación electrónica y todo lo relacionado con el proceso comercial.
  • Gestión de la producción. Es indispensable que puedas tener control y dar seguimiento a los proyectos y las planificaciones temporales, y esta funcionalidad te ayuda a definir tus espacios de trabajo, la agrupación de herramientas y funciones necesarias para una gestión productiva de la empresa.
  • Gestión documental. Te apoya para realizar la analítica de negocio, te da accesibilidad de consulta e información y opciones para integrarse con otras soluciones.

Es muy importante que la decisión final la tomes después de que todos los departamentos implicados hayan aportado sus comentarios y opiniones.

No hagas tu análisis solo con el personal de informática; para tener éxito, involucra a los futuros usuarios.

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