Soluciones de almacenamiento en la nube para pymes

Qué importa más: ¿la tranquilidad de almacenar tus archivos de manera segura o la certeza de que tus equipos no van a fallar?

Hoy es común que los dispositivos se pierdan y las computadoras fallen, por lo que el almacenamiento en la nube es una de las mejores inversiones que una pequeña empresa puede hacer.

También es la herramienta perfecta para compartir archivos, especialmente para los documentos y archivos multimedia que son demasiado grandes para enviar por correo electrónico.

Ya sea que necesites copias de seguridad confiables, acceso instantáneo a archivos dondequiera que estés o una forma sencilla de compartir archivos con clientes y colegas, hay un servicio de almacenamiento en la nube que lo puede solucionar.

Existen dos opciones populares de computación en la nube: OneDrive (anteriormente SkyDrive) y Google Drive.

Cada uno tiene sus propias ventajas, y conocerlas te ayudará a decidir qué opción es mejor para ti.

OneDrive for Business y sus ventajas

OneDrive for Business es un espacio de almacenamiento en la nube que te permite albergar de forma segura archivos de trabajo de varios dispositivos. Entre sus ventajas se encuentran las siguientes:

  • Dejas de preocuparte por perder documentos. Contar con un almacenamiento que graba y respalda automáticamente tus archivos es indispensable.
  • Dispones de copia de seguridad para todos los dispositivos, pues funciona con teléfonos Android, iPhone y con Windows, así como iPads y tabletas.
  • Tienes fácil acceso a tus archivos. Solo necesitas una conexión a Internet y acceder a tu cuenta. Esto facilita el trabajo a distancia y hace la colaboración mucho más simple.
  • Puedes determinar el nivel de acceso que las personas tienen a los archivos y lo que pueden hacer con ellos.
  • Te puedes sincronizar con equipos locales. Accedes a tus archivos a través del explorador de archivos bajo favoritos. Después de trabajar en ellos en tu computadora, presionas «guardar» y los cambios se almacenarán en ese archivo en todas las plataformas, no solo en tu computadora.
  • Además, gracias a la integración de Office Online con OneDrive puedes trabajar en tiempo real usando todas las herramientas de Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).
  • Esta integración la haces además en colaboración con varios usuarios, sin importar si unos están en un dispositivo de escritorio y otros usan Office Online.
  • Todas estas acciones las puedes hacer sin preocuparte de que haya fallas en algún servidor costoso.
  • Puedes también ampliar la capacidad de almacenamiento de acuerdo con tus necesidades con bajo costo.

OneDrive también te permite tener una copia de seguridad de todas tus imágenes y videos que subas a la nube. Con su aplicación para Android, iOS y Windows Phone puedes subir todas las imágenes sin necesidad de hacerlo una por una, lo que te permite verlas desde cualquier sitio en la página web.

Y lo mejor es que puedes reproducir videos online sin tener que descargarlos en alguno de los equipos.

Google Drive y sus ventajas

Google Drive es un conjunto gratuito de programas a los que puedes acceder desde cualquier computadora, siempre y cuando tengas una conexión a Internet, y que te ofrece numerosos beneficios:

  • Sus programas son fáciles de usar y resultan convenientes si necesitas programas similares a los de Office pero no deseas comprarlos.
  • Los programas de Google Drive son ideales para la colaboración.
  • Te permiten compartir documentos, hojas de cálculo y otros elementos con clientes y miembros del equipo.
  • Puedes elegir si compartes los documentos con cualquier persona que tenga el vínculo o solo con personas específicas.
  • Puedes elegir si permites solo lectura o si das permiso a individuos específicos para editar documentos.
  • Varias personas pueden editar documentos simultáneamente. Tú verás quién está editando un documento, e incluso podrás tener chats en vivo con quienes estén trabajando en los documentos al mismo tiempo que tú.
  • Los miembros del equipo o los clientes pueden dejar comentarios en los documentos. Esto es muy útil si deseas retroalimentación.
  • Obtienes 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito; además, los documentos que creas desde dentro de Drive no cuentan para el límite de almacenamiento. Si necesitas aún más espacio, puedes comprar hasta 100 GB de almacenamiento.

Los programas principales disponibles en Google Drive incluyen:

  • Docs: un programa de procesamiento de textos.
  • Hojas de cálculo: un programa enfocado para administración.
  • Diapositivas: un programa para presentaciones.
  • Formas: la capacidad de crear formularios (por ejemplo, encuestas) que las personas pueden llenar. Puedes incorporar los formularios en cualquier sitio web o blog, así como enviar un enlace a las personas que desees. Cuando se llenan los formularios, la información termina en una hoja de cálculo de Google.

Opciones hay muchas con sus puntos a favor y en contra, pero no hay ninguna duda de que la nube es el principio del fin de los problemas técnicos de tu empresa.

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