Correo electrónico y calendario juntos en un mismo lugar
La realidad que estamos viviendo es muy ajetreada con muchas reuniones de trabajo, entregas programadas, juntas virtuales, presenciales o híbridas, entrevistas y un sinfín de actividades que, conforme avanza el día, van cambiando, aumentando o disminuyendo y detonando nuevos compromisos.
Frente a esta situación es muy importante contar con una herramienta de trabajo que nos ayude a tener el control de nuestras actividades y compromisos.
Outlook Calendar es la gran alternativa.
Tal como Microsoft 365 lo describe, esta herramienta es el componente de programación de Outlook que está totalmente integrado con el correo electrónico, contactos y otras funcionalidades como son el bloc de notas. Su utilización es muy sencilla, ya que solo es necesario hacer clic en cualquier intervalo de tiempo del calendario Outlook para escribir una actividad. Gracias a esto, es posible crear citas y eventos, organizar reuniones, ver programaciones de grupo y mucho más.
Una práctica alternativa que ofrece es la posibilidad de activar alertas de sonido o por mensaje para funcionar como recordatorio y gracias a su nueva interfaz es posible incorporar y tener visibilidad de archivos adjuntos, acciones por realizar y otras tareas que ayudarán a tener una visión completa de las actividades por realizar en un rápido vistazo.
Cuando se tienen reuniones internacionales, Calendar muestra los horarios actuales de dos ciudades o países con diferente huso horario. Esta herramienta, junto con la posibilidad de compartir calendarios con los miembros del equipo que tú desees, amplía enormemente la colaboración coordinada con el equipo, lo que incrementa la productividad.
Continuando con la productividad y el trabajo colaborativo, Calendar permite enviar solicitudes de reunión a un grupo de personas, (por ejemplo a una área completa de la empresa) o a elementos individuales; de esta forma, todos los invitados reciben la invitación en su bandeja de entrada y al abrir la solicitud, tienen tres opciones de respuesta: “aceptar”, “aceptar provisionalmente” o “rechazar la reunión” haciendo clic en un solo botón o si lo desean pueden escribir un mensaje junto con la respuesta.
Otra práctica herramienta que ofrece es que si la solicitud entra en conflicto con un elemento en el Calendario de los invitados, Outlook te enviará una notificación. De esta forma tú, como organizador de la reunión, podrás hacer un seguimiento de quién acepta o rechaza la solicitud y si proponen una hora alternativa, así podrás reagendar la reunión para que todos los miembros puedan asistir.
En caso de que utilices Microsoft Teams, también podrás convocar reuniones a través de esa plataforma.
Como verás, el contar con Outlook Calendar te permite tener una visión completa de las agendas de tus colaboradores y de las reuniones de trabajo.
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