15 características de Office 365 que seguro desconocías

Cuando se trata de fomentar la innovación y el trabajo colaborativo, la mejor herramienta es la versión en la nube de la paquetería Office, pero quizá aún no conoces todas sus funcionalidades y cómo mejoran la productividad laboral.

Lo primero que debes saber es que Office 365, cuya suscripción pagas mensual o anualmente, es un software basado en la nube pero que se instala en tu PC. También existe una versión solo basada en línea que es gratuita; se llama Office Online.

Es muy probable que en tu empresa cuentes ya con Office 365, y seguramente crees haber aprendido todo sobre ella. Pero debes saber que Microsoft añade nuevas funciones de manera automática y frecuente. Por eso, es posible que aún no conozcas todo lo que puedes ganar con este servicio.

Te compartimos 15 de sus ventajas para que las aproveches y consigas fomentar la colaboración empresarial en tu negocio.

Empieza a cambiar

1. Varias personas pueden editar el mismo documento a la vez

Todo el mundo puede editar un documento al mismo tiempo en Word, PowerPoint o Excel, y puedes ver los cambios a medida que los hacen e incluso saber quién está realizando la edición.

Con este servicio, ya no tienes que enviar archivos adjuntos por correo electrónico. Cada miembro del equipo puede simplemente hacer su trabajo al mismo tiempo, ya que Office 365 facilita compartir documentos y trabajar con otros de forma simultánea.

Además, un historial de versiones mejorado te permite recuperaciones instantáneas del documento a lo largo del proceso de edición.

2. Comunicación vía Skype con otros mientras se trabaja en un documento

Con solo hacer clic en el botón «chat», puedes charlar con todos los que trabajan en el mismo documento a través de Skype.

Incluso si sales del documento de Office, podrás continuar la conversación por Skype en el escritorio o en el teléfono, por lo que puedes seguir hablando con el equipo.

3. Enlace a archivos en lugar de adjuntarlos

Si tu empresa utiliza una edición empresarial de Office 365, puedes cargar un archivo al almacenamiento en la nube del servicio.

Arranca la versión de la nube de Outlook y, en lugar de adjuntar un archivo, haz un enlace al archivo en su nube.

Outlook otorgará automáticamente permiso de edición a la gente a la que estás enviando el correo electrónico (puedes cambiar tus permisos, también).

Es posible que compartas un documento directamente con solo hacer clic en un botón; además, puedes adjuntar archivos desde OneDrive y configurar permisos automáticamente sin salir de Outlook.

4. Uso de dos cuentas de almacenamiento en la nube en tu teléfono Android

Puedes utilizar tanto tu almacenamiento en la nube empresarial Microsoft (OneDrive de Negocios) como el almacenamiento personal (OneDrive) a partir de una sola aplicación. Solo tienes que alternar entre ellos.

5. Conversión de notas en elementos de un calendario

Con la herramienta OneNote dentro de Microsoft Outlook, si escribes una lista de tareas pendientes puedes convertirla en un grupo de tareas con plazos y recordatorios en tu calendario.

También puedes agregar automáticamente detalles como fecha, lugar, tema, programa y asistentes a tus notas sobre una reunión en el calendario. Y puedes enviar por correo electrónico las notas de las reuniones usando el botón «página de correo electrónico».

6. Dejar que Bing encuentre imágenes para tus presentaciones

Aunque todavía puedes hacer presentaciones en PowerPoint con Office 365, Microsoft tiene un software de presentación en la nube: Sway.

Sway te permite crear historias combinando palabras e imágenes en una presentación bien diseñada que se puede ver en la Web.

Cuenta con un menú desplegable en el que puedes seleccionar Bing, y el mismo motor te sugerirá búsquedas de imágenes con base en lo que escribas en tu presentación, por lo que puedes iniciar una consulta con un solo clic.

7. Convertir en texto tus apuntes y dibujos

Cuando garabateas notas escritas a mano en OneNote, en un dispositivo compatible con la tinta electrónica (OneNote, Samsung Galaxy Note, etc.), la aplicación puede adivinar qué líneas van juntas.

Si la suposición es incorrecta, puedes corregir fácilmente con la herramienta Lazo.

Selecciona Lazo, circula un área de tu nota y luego edita o utiliza la opción «tinta en texto» o «math» para transformar los apuntes en texto regular y números.

8. Enseñar a tu bandeja de entrada a limpiar su propio desorden

Clutter es un producto de organización para Office 365. Se trata de una nueva bandeja de entrada para tu correo electrónico inteligente, capaz de priorizar y de aprender de tus hábitos de comunicación para mostrarte siempre lo más importante.

Según la prioridad con la que lleguen los mensajes y siempre basado en tu comportamiento, los mensajes más importantes aparecerán en la parte superior y los menos importantes irán a la parte inferior.

9. Ignorar las molestas respuestas de todos a las conversaciones

Con esta paquetería basada en la nube, puedes dejar de ver cada molesta respuesta en las conversaciones de correo electrónico; solo debes hacer clic en la opción «ignorar».

10. Agregar una firma a tu correo electrónico

Hay una aplicación de firma electrónica gratuita disponible para Outlook desde DocuSign.

La aplicación evita que tengas que imprimir documentos, firmarlos y luego escanearlos cuando necesitas enviarlos por correo electrónico.

11. Convierte tu ícono del ratón en un puntero láser

Si estás haciendo una presentación a la manera antigua, usando PowerPoint, y no tienes un puntero láser, puedes usar el ratón de tu PC.

Simplemente pides a PowerPoint que transforme el ícono del ratón en un pequeño punto rojo.

Aunque esta no es una nueva función, antes no incluían esta característica en la versión de Office para el iPad.

A pesar de que el iPad no utiliza un ratón, si mantienes el dedo o el lápiz sobre este aparecerá el botón rojo del puntero láser.

12. Girar filas de datos en un mapa

Una interesante característica de Excel, llamada gráfica de potencia, te ayuda a convertir filas de datos en imágenes y, si los datos son de naturaleza geográfica, como listas de ciudades en un estado, MAP los pone sobre un mapa en 3D.

13. Crear rápidamente gráficos y tablas dinámicas en Excel

El poder de Excel es la facilidad con que convierte los datos en gráficos. Ahora esta función se ha reforzado.

Microsoft ha recogido todas las maneras en que puede dar formato a los datos en una función llamada «análisis rápido».

Selecciona las celdas, la herramienta de análisis rápido y haz clic a través de sus opciones para presentar visualmente el material con gráficos, tablas y totales, sparklines, etc.

14. Dejar a Excel formatear tus datos

Con el flash de relleno, Excel ve lo que estás haciendo y hace el resto por ti.

Si estás cambiando el formato de una lista de nombres de dos columnas (nombre, apellido) a una sola, al escribir el segundo nombre reestructurado Excel mostrará toda la lista reformateada. Basta con hacer clic para aceptarlo.

15. Editar un archivo PDF

Si alguien te envía un PDF y deseas convertirlo en un documento de Word para editar, puedes hacerlo. Solo tienes que abrir y responder «aceptar» cuando se te pregunte si quieres convertir el PDF. Esto evitará los problemas de formato asociados con la edición de copiar y pegar desde el PDF.

También puedes guardar un archivo de Word en formato PDF (haz clic en Archivo> Exportar> Crear PDF / XPS) o guardar solo una parte de un archivo en formato PDF (selecciona un rango de páginas). Además, puedes proteger con contraseña el archivo.

Mantente al día en todas las nuevas funciones que agrega Microsoft a su paquetería de Office en la nube. Te sorprenderá cómo cada nueva adición facilita el trabajo a tus empleados y mejora su productividad.

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