Las reuniones de trabajo son muy importantes dentro de cualquier organización; sin embargo, para que sean efectivas e impulsen los pasos a seguir, es recomendable tener claridad en puntos clave para su desarrollo.
¿Qué es una reunión de trabajo?
Antes de compartirte las mejores prácticas para tener una junta exitosa, te compartimos una definición de “reunión de trabajo”: es un evento cuyo objetivo es reunir (presencial o virtualmente) a diversos miembros de la empresa, clientes o proveedores, para alcanzar un objetivo previamente establecido.
Una junta puede contemplar:
- Comunicar algo importante: una estrategia, una decisión, noticia que incumbe a los asistentes y sus subalternos
- El análisis, revisión y redacción de una estrategia o plan de trabajo
- Detallar el plan de acción de un proyecto
Ahora sí, veamos cuáles son las 5 grandes recomendaciones que debes tomar en cuenta para llevar a cabo una junta eficiente.
1. Establece un objetivo bien definido para la reunión. Y como tal ponle un título claro para que los asistentes sepan con anticipación qué es lo que se va a ver. Cuando envíes la cita de la reunión recuerda poner la agenda detallada, es recomendable no pasar de cinco puntos a tratar.
2. En caso de compartir información o una presentación, debes tenerla lista antes de la cita. Si varias personas participaron en dicho documento, todos deben conocer el archivo final y estar preparados para presentar lo que les corresponde.
3. Invita únicamente a las personas que verdaderamente deben asistir, ya sea porque son líderes de área, encargados directos del proyecto o porque deben ejecutar una parte importante de éste y es muy importante que les quede claro lo que deben hacer. No invites a personal que no es 100% necesaria su asistencia.
Recuerda que al final deberás hacer una minuta donde se verán los puntos que se vieron, los pasos a seguir, los responsables y las fechas acordadas. Comparte ese documento con los asistentes y con las personas que estarán involucradas.
4. Sé concreto en el desarrollo de la juntaPara ayudarte, utiliza la agenda y sigue puntualmente cada uno de los aspectos establecidos. Atención: es válido que le pongas buen humor a la reunión ya que con eso, los miembros se sienten relajados y seguros y pueden aportar más ideas.
5. Define las conclusiones, pasos a seguir y responsables. Es fundamental que al finalizar la junta TODOS los asistentes tengan claro qué es lo que deben hacer, así como los procesos, personal con quien deberán trabajar y el cumplimiento de las fechas establecidas. Evidentemente hay otros aspectos que debes considerar y ejecutar antes, durante y después de la reunión para asegurarte que sea realmente efectiva.
Antes de convocar una reunión, piensa si es imprescindible llevarla a cabo. Recuerda que el tiempo es oro y hay que aprovecharlo al máximo. En algunas empresas se lleva a cabo la llamada “juntitis”, lo cual suele provocar problemas en términos de productividad, tiempo de calidad en los proyectos e incluso generar ambientes de trabajo con alta tensión y enojo. Con Google Workspace conoce todas las herramientas de colaboración que tendrás a la mano para hacer más eficientes y productivas tus reuniones de trabajo.
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