La óptima administración de proyectos requiere de la automatización de procesos y una buena comunicación entre el equipo de trabajo, y resulta en un aumento de la productividad y un negocio competitivo.
Administrar un proyecto es un trabajo duro. Como un malabarista que hace girar muchas pelotas en el aire a la vez, tienes que mantener enfocados a todos los miembros del equipo, hacer cambios sobre la marcha, comunicarte con los directivos, y todo bajo la presión de cumplir con plazos que casi siempre parecen demasiado cortos.
Tanto si eres el administrador oficial de proyectos como si solo tienes uno a tu cargo, tu objetivo primordial es aumentar la productividad laboral, reducir costos y alcanzar las metas que permitan impulsar un negocio.
Tips para hacer un negocio productivo
Los siguientes siete consejos te ayudarán a orientarte para que logres el éxito:
Establece objetivos claros
Determina lo que quieres lograr con este proyecto. Entre los objetivos que debes considerar están:
Mantenerte dentro de un presupuesto determinado
Completar todos los aspectos del proyecto
Proporcionar un trabajo de calidad
Completar el trabajo a tiempo
Asegurar los recursos adecuados con antelación
Fija por adelantado las expectativas
Todos deben estar en la misma sintonía para garantizar el éxito del proyecto. Entre tus expectativas debes incluir lo siguiente:
Lista de entregables y fecha de vencimiento
Declaración del ámbito de aplicación
Funciones y responsabilidades definidas
Preguntas y respuestas sobre el proceso
Plan de comunicación que incluya la frecuencia con la que se informará a las partes interesadas o al cliente
Haz un esquema de riesgos potenciales y cómo manejarlos
Aunque parezca contradictorio, la buena gestión de una empresa requiere hacer un plan para lo inesperado. No puedes predecir riesgos exactos, pero sí disminuir el impacto de muchos riesgos.
Reduce las reuniones al mínimo
Un estudio reciente encontró que un 34 por ciento de las reuniones es poco o nada productivas.
Obviamente, son una parte necesaria de la planificación del proyecto, pero siempre hay que valorar si una reunión es un mejor uso de tiempo que un correo electrónico o algún otro tipo de software de planificación de comunicación similar.
Con la facilidad que hay para compartir archivos, asignar tareas e intercambiar ideas es fácil mantener la comunicación sin necesidad de reuniones físicas constantes.
Cuanto más tiempo dediques a las reuniones, menos tiempo hay para avanzar en las situaciones reales.
Planea una junta de inicio perfecta
Para que empieces con el pie derecho:
Invita a las personas adecuadas y asegúrate de que los actores clave estén presentes
Crea un programa detallado para indicar lo que cubrirá la reunión
Determina si es mejor una reunión en línea o si es necesario que se realice en persona; toma en cuenta que las reuniones en persona son más complicadas para planificar y también más caras, sobre todo si implican viajes
Antes de tomar el orden del día, asegúrate de que se entendió la razón de la reunión y de que la gente tiene toda la información necesaria
Proporciona informes durante todo el proyecto
La única manera de saber si un proyecto va por buen camino es contar con informes coherentes. Esto se puede lograr con un programa de software de gestión de proyectos.
Los informes te ayudan a medir la eficacia de la asignación de recursos para la optimización de procesos y permiten ver si estás en camino a alcanzar tus objetivos de presupuesto y plazos.
Obtén las herramientas adecuadas
Asegúrate de elegir una herramienta que te permita:
Organizar tareas de enlace para crear líneas de tiempo y planes
Compartir ideas que te ayuden a comunicar mejor los progresos
Entender rápidamente cómo utilizar la interfaz
Personalizar tu plan para adaptarlo a las necesidades del equipo
Con todas sus dificultades, dirigir un proyecto es un reto muy enriquecedor.
Si el resultado que buscas es «hacer crecer mi negocio», usa bien tus habilidades y conocimientos y obtén las herramientas adecuadas para lograrlo.
